综合档案是学校建校以来在招生、教学、科研和管理等活动中直接形成的对学校、社会和学生个人有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录,档案馆在保证档案安全的前提下,逐步加大档案开放度,向校内外用户提供综合档案利用服务。综合档案查借阅具体规定如下:
一、查阅
1.一般情况下,馆藏综合档案只供馆内阅览。
2.出示个人身份证明可查阅本人在校学历情况。
3.凡未开放的档案和资料一般只供归档部门和形成者本人借阅,校内其他部门若需利用,必须持本单位介绍信,填写档案查阅登记簿,并只限在室内阅览;对档案形成部门规定限制利用的档案(或技术机密)须经该部门(或技术项目)负责人同意后方可阅览。
4.凡外单位利用我校综合档案,需持单位正式介绍信,经馆长同意。如需利用的档案涉及党和国家的机密或学校权益的,需经校领导批准。
二、借阅
1.学校档案原则上不外借;如确有急用,馆内阅览无法满足需要时,经领导批准后,档案方可借出。
2.借出的档案如需摘录、复制与公布,应按学校档案利用相应制度办理。
3.外借档案时,需填写档案借阅登记簿,办理借阅手续,借阅期限7天。到期尚未利用完毕,需办理续借手续,续借期限不超过5天。
4.外借档案应按时归还。归还后,利用者应如实填写《档案利用效果登记表》,档案人员应及时办理还档手续。
5.档案利用者应保守档案保密,对其安全和完整性负责,不得将档案带至公共场所,不得不得转借、涂改、圈划、批注、增删、抽页、剪裁、拆卷、摘抄、拍照、复印及扫描等,不得擅自公布档案内容。违者将根据有关规定处理。
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